Teletrabajo en la pandemia: cuáles son los mayores errores de las empresas

Jason Fried siempre ha pensado que las oficinas están de más cuando se trata de trabajo. De hecho, este estadounidense, cofundador y presidente de la empresa Basecamp –conocida por un software de colaboración del mismo nombre–, publicó en el 2013 un libro llamado ‘Remote: Office Not Required’, en donde promovió muchos de los conceptos que hoy nos hemos visto obligados a adoptar por la cuarentena del coronavirus.

En su libro, Jason Fried ataca la obsesión por hacer reuniones que se vive en muchas empresas (considera que la mayoría sobran y son una distracción que baja la productividad); dice que mucha gente se ve obligada a hacer su trabajo más importante en la casa porque en las oficinas es imposible con tantas interrupciones; ataca las oficinas modernas porque las considera el peor sitio para realizar trabajo creativo o que requiere pensar; y dice que los gerentes que temen que sus empleados bajen el ritmo sin su supervisión –al irse a trabajar a sus casas– en realidad son niñeras, no gerentes, y por eso el trabajo remoto es el menor de sus problemas.

Por todo eso, Fried era el invitado perfecto para el webinar ‘Understanding the New World of Work’, que la publicación estadounidense Inc.com realizó el 6 de mayo, y al cual tuve la oportunidad de asistir. En este evento, vía Zoom, Fried expuso varias opiniones interesantes que quisiera compartir con los lectores de EmpresarioTek.co:

1. Seguir trabajando igual es el mayor error. Cuando Tom Foster –editor de Inc.com y moderador del evento– le preguntó cuál es el principal error que ve en la forma como se está implementando el teletrabajo estos días, Fried dijo que las compañías están tratando de simular el mismo estilo de trabajo de antes, solo que ahora de forma remota. Por ejemplo, como tenían una gran cantidad de reuniones presenciales, ahora están tratando de hacer lo mismo virtualmente.

Y agregó: “Esta es más bien una oportunidad para decir: ¿Por qué no reduzco la cantidad de reuniones? ¿Por qué no dejamos de hacer lo mismo que hacíamos antes? Podemos hacer las cosas diferente. Por ejemplo, podemos remplazar las reuniones por tiempo para que las personas piensen detenidamente las cosas, para que procesen mejor las ideas, y ya no tengan que reaccionar de forma inmediata cuando en una reunión se les pregunta qué opinan sobre algo”.

2. Es repugnante usar software para monitorear a los empleados. Fried considera que otro error es una tendencia creciente en muchas compañías a usar software de monitoreo o vigilancia para tener un ojo puesto sobre lo que están haciendo sus empleados. De hecho, dijo que lo considera “inmoral y repugnante”, y le parece terrible que una empresa tenga que espiar a sus empleados para asegurarse de que están realizando su trabajo porque no confía en ellos.

“¿Cómo juzgas el trabajo que hace una persona? Mirando su trabajo. Uno mira el trabajo, y no a la persona haciendo el trabajo”, agregó. Pero él siente que, por desgracia, esa es una tendencia que está ganando fuerza en Estados Unidos.

3. Debemos evitar el exceso de comunicaciones, y no todo tiene que ser en tiempo real. Fried opina que durante la transición a este modelo la gente va a tener la tendencia a comunicarse en exceso, porque siente que tiene la obligación de estar en contacto más seguido. Pero él cree que el exceso de comunicaciones en realidad es algo malo, así a corto plazo parezca que es lo ideal, porque distrae demasiado.

Además, él piensa que “la mayoría de las cosas no tienen que discutirse en tiempo real. Si a uno lo sacan de su labor constantemente para tener conversaciones en tiempo real o responder preguntas, no hay forma de ser productivo ni de hacer nada más”, dijo. Fried opina que por eso muchas personas están sintiendo estos días que trabajan a toda hora, pero hacen muy poco.

Él está más a favor de que la persona escriba las cosas y mande las comunicaciones, pero sin tener la expectativa de una respuesta inmediata, porque su interlocutor debe tener tiempo de analizar los temas y pensar sin afanes las respuestas. Fried opina que las respuestas inmediatas deben estar reservadas a las emergencias o a cosas realmente urgentes.

4. Andar pendiente del chat es tóxico y no permite hacer nada más. Fried también atacó la tendencia a tener conversaciones por chat todo el tiempo. Él opina que “es tóxico” tener un chat que nunca deja de mandar alertas porque hace que la gente sienta que debe estar pendiente de eso a toda hora, y por eso no le queda tiempo para hacer nada más.

“La gente debe tener tiempo para realizar su trabajo, y no andar con un ojo pendiente de un chat que no para de moverse todo el día. Es una distracción demasiado grande, y genera ansiedad y la sensación falsa de que uno tiene que estar ahí o se va a perder algo importante. El chat es útil cuando se usa a veces, pero no puede ser la forma principal de comunicación”.

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Pero el video tampoco le parece necesariamente una mejor opción. Fried dice que muchas cosas se pueden comunicar más fácil con un texto escrito que uno le manda a la gente y esta lee rápidamente. Él explicó que en su empresa el video es una especie de último recurso que se usa cuando se tiene que tomar una decisión final, debatir algo a fondo o analizar un tema con mucho detalle, pero no se emplea para compartir información.

5. Lo que estamos viviendo no permite juzgar las bondades del trabajo remoto. Fried resaltó que, si una persona está encerrada estos días con sus hijos, no está conociendo la versión real del trabajo remoto. Dice que él mismo está trabajando solo 6 horas diarias porque ahora tiene demasiadas distracciones con sus hijos pequeños, y admitió que por momentos se ha impacientado por la situación. “Esta no es una buena evaluación de lo que es el modelo. No se pueden medir sus beneficios con unas pocas semanas y en circunstancias que no son las mejores”, agregó.

Explicó además que las ventajas del trabajo remoto a la larga se ven por sí solas, y dijo que a muchos gerentes no les gusta el modelo porque creen que su trabajo es estar encima de la gente y mirar por encima del hombro qué están haciendo sus empleados. Su labor, dice él, debería ser guiar a su gente y ayudarla a hacer un mejor trabajo.

6. Hasta un vestier es mejor que un espacio abierto si permite aislarse. Sobre las condiciones ideales para trabajar en la casa, dijo que hasta un vestier es una mejor opción que una mesa de comedor que se comparte con otras personas. Él recalcó la importancia de poder cerrar una puerta para aislarse mientras se trabaja, porque de otra forma uno siempre va a tener la distracción de todo lo que pasa alrededor.

También dijo que todas las mañanas él trata de hacer algo diferente a trabajar antes de empezar su jornada (suele ser ejercicio) y tiene la misma costumbre al final del día (lee unas cuántas páginas de un libro de papel en su cama). Dijo que esto es importante porque con el home office uno puede terminar trabajando a toda hora, ya que las fronteras entre lo personal y lo laboral se diluyen, y por ese debe haber una especie de tiempo que separe un nivel del otro, que marque un inicio y un final de la jornada de trabajo.

7. Olvídese de la multitarea. Jason Fried opina que la forma más productiva de trabajar es hacer una cosa a la vez y no dejarse distraer por nada más, y por eso no es fan de la multitarea. También piensa que uno solo debería dedicarse a uno o dos asuntos durante cada jornada de trabajo.

De hecho, cuando le preguntaron cómo era su día de trabajo ideal, contestó: “Cuando no tengo nada en la agenda, y esa es mi meta cada día: no tener nada en mi agenda”. Por eso, cree que son muy poco productivas las jornadas de personas que tienen 9 o 10 cosas en su agenda cada día.

“Para hacer 9 o 10 tareas, dice, yo debo tener tres o cuatro días, y no uno, porque el trabajo que yo quiero hacer es aquel en donde puedo pensar bien en las cosas, y concentrarme en lo que hago. Y yo les pido lo mismo a los demás: que se enfoquen en el proyecto que tienen, y ellos saben que al día siguiente no los voy a llevar en una nueva dirección, ni a pedirles que dejen eso y hagan otra cosa porque se me ocurrió una nueva idea. Eso crea caos e inestabilidad”.

Fried afirmó que, pensando en eso, en su compañía la gente no tiene la posibilidad de compartir su agenda con otros, pues eso hace que todo el mundo quiera aprovechar cualquier espacio en la agenda de los demás para meterles una reunión más. Él piensa que quitarles tiempo a otros no debería ser tan fácil como encontrar una casilla libre en una agenda y dar clic. En Basecamp, dijo, la gente tiene que negociar con alguien a quien quiere pedirle una reunión para ver si el otro está de acuerdo.

Él invita a que las empresas eliminen la agenda compartida. “Cuando es tan fácil quitarle tiempo a otra persona, todo el mundo pierde”. Sin embargo, él reconoce que esto no es algo fácil de hacer en la mayoría de las compañías.

8. Ser un buen gerente no tiene que ver con trabajo remoto o en la oficina. Fried piensa que administrar gente localmente o de forma remota es lo mismo. “¿Qué quiere la gente? Un gran ambiente para hacer el mejor trabajo, y ese no es un entorno en el que a uno lo fastidien a toda hora para que participe en cosas en las que no necesita estar o en donde lo interrumpan todo el tiempo. Ese no es un buen ambiente ni trabajando en una oficina ni de forma remota”.

Añadió que “los buenos gerentes están ahí para guiar a su gente, para permitir que las personas progresen en sus carreras, para ayudarles a superar obstáculos, para poner a la gente adecuada en cada proyecto y para darles a esos equipos autonomía. Ese no es un tema de trabajo remoto o en la oficina, sino un tema filosófico o de mentalidad”.

9. Las empresas deben entender que no todos sus empleados van a poder trabajar al mismo ritmo que antes. A una pregunta sobre cómo mantener el bienestar de sus empleados, Fried dijo: “Al nivel más alto de la compañía, y en Basecamp se trata de mí, hay que asegurarse de que la gente sepa que uno entiende lo que está sucediendo estos días. Yo les envíe una comunicación a mis empleados en donde les dije que entiendo que son tiempos difíciles, que ellos quizá no puedan trabajar la misma cantidad de horas que antes, que comprendo que estén ansiosos y preocupados, y por eso todo lo que funcione para ellos está bien para la empresa”.

Agregó que “la gente necesita más apoyo ahora. No se trata de que yo les diga qué deben hacer, porque yo mismo no lo sé, pero para mí lo importante es que ellos entiendan que los apoyo. Hay que ser humanos. Todos estamos en esto juntos. Y algo que comprendemos es que la gente no puede dar lo mismo que antes. Algunos pueden, pero otros no. La mitad de nuestros empleados tienen niños en sus casas, y eso genera ansiedad, y están en una situación que no pueden controlar y en un ambiente de trabajo que no es el más cómodo. Cada uno tiene que encontrar su propio balance, y si las personas nos dicen que solo pueden trabajar 5 o 6 horas al día, eso está bien para nosotros, y a nadie se le va a reducir el salario, ni se va a despedir a nadie”.

Además, Fried dice que su empresa les está entregando a sus empleados todos los recursos y herramientas que necesitan para hacer su trabajo, ya sea un escritorio o un computador. Él es consciente de que no todas las compañías pueden hacerlo, pero invita a las que sí pueden a darles a sus empleados los recursos necesarios para que no se vean obligados a trabajar en malas condiciones.

10. La cultura no es algo artificial. A una pregunta sobre cómo se evita que se pierda la cultura de una empresa cuando se trabaja de forma remota, Fried dijo que la cultura no es algo que se construye artificialmente o que se escribe en un papel, sino que “en esencia es lo que se ha hecho en las últimas semanas en una organización: cómo se han comportado las personas con los otros, cómo se han apoyado, qué tanto se han respetado; eso es lo que crea una cultura, lo que usted es y la forma como actúa”, dijo.

Por eso piensa que el cambio que se ve estos días, como no poder socializar con otras personas o compartir espacios presenciales, afecta más bien lo que el llama “la cultura social” de una organización.

11. “No me gustaría estar en el negocio de la finca raíz”. ¿Qué pasará con la finca raíz en el sector comercial si el modelo del trabajo remoto se impone y se mantiene después de la cuarentena? A esa pregunta, Fried dijo: “Creo que ese mercado está en serios problemas. Las personas van a seguir teniendo oficinas, pero se van a replantear cuánto dinero van a gastar en ellas. La gente va a reducir el espacio en las oficinas y su diseño va a cambiar un poco”.

Fried agregó: “No me gustaría estar en el negocio de la finca raíz en este momento. El contrato de arrendamiento de nuestra oficina va a expirar en julio, y creo que vamos a mantenernos sin oficina un tiempo, quizás dos o tres años. Muchas empresas van a pensar también en estar sin oficina o en tener menos espacio”.

Imagen: Freepik Premium