El jueves 29 de abril a las 10 de la mañana se realizará el evento virtual DXC Tech Talks Automation Day, en donde se hablará sobre los impactos positivos de la RPA en los procesos empresariales. El evento es abierto, pero es necesario inscribirse previamente. ¿Pero qué es RPA y cuáles son sus beneficios para una organización? A continuación, la empresa DXC Technology, organizadora del evento, ofrece una introducción a este tema.
Qué es RPA
La automatización es una de las características principales de cualquier proceso de transformación de negocios exitoso, y cada vez toma más impulso la automatización robótica de procesos o RPA (Robotic Process Automation).
Uno de los principales beneficios de esta tecnología es contar con más información para tomar mejores decisiones de negocio; adicionalmente, conforme aumenta el volumen de datos –al tiempo que los procesos de negocio se multiplican y expanden–, las organizaciones pueden rastrear, medir, reportar y auditar más facetas de su negocio que nunca.
Esto involucra trabajo extra, incluidos tediosos pasos que deben repetirse una y otra vez. Y este es el tipo de trabajo que mejor puede manejar la RPA, una rama de la inteligencia artificial que está evolucionando rápidamente.
La RPA utiliza software bots para automatizar todo tipo de actividades, desde procesos de negocio repetitivos hasta funciones de gestión de infraestructura en la nube. De acuerdo con las firmas Gartner y Grand View Research, el mercado global de RPA es uno de los de más rápido crecimiento dentro del rubro de software empresarial.
Un botón de avance rápido
La RPA definitivamente no supone un ejército de máquinas listas para remplazar a los empleados. Más bien es una solución de software que funciona como un ‘botón inteligente’ de avance rápido que elimina tareas repetitivas para que los empleados puedan concentrarse en todo lo que no se puede automatizar, y que realmente le agrega valor a la empresa.
La RPA puede automatizar y gestionar muchas tareas de la empresa. Por ejemplo, puede recibir, interpretar y procesar los correos electrónicos que tengan información relacionada con reportes financieros. También puede registrar datos en diversos sistemas simultáneamente, o gestionar procesos de revisión y aprobación sencillos. Mucho del trabajo asociado con el back office puede automatizarse también. En síntesis, la RPA ayuda a aliviar la carga de los trabajadores para que puedan dedicar su tiempo a actividades estratégicas y a brindar una respuesta más personalizada a los clientes.
El ambiente de oficina corporativo
La automatización ha evolucionado considerablemente. Cuando se piensa en la automatización en la oficina, en general se asocia a sus usos en las tecnologías de la información TI. Los departamentos de TI visionarios ya han automatizado cosas como el respaldo de datos o la gestión de los sistemas de aplicaciones, la configuración, el almacenamiento e incluso la gestión de respuestas frente a amenazas.
Actualmente, incluso las tareas contables pueden gestionarse con RPA. Existe una amplia variedad de software de contabilidad que les permite a las empresas automatizar tareas cotidianas como rastrear gastos, generar facturas, registrar pagos y conciliar transacciones.
Cómo encontrar los procesos correctos
Incluso con el avance de las tecnologías y metodologías de automatización de procesos sigue siendo difícil determinar qué procesos automatizar. Este es el reto que a menudo resulta el primer punto de error. A esto se suma que a veces el costo de la automatización es mayor que el beneficio o valor obtenido.
Antes de decidir qué procesos automatizar, hay que evaluarlos dentro del contexto de su función empresarial. Los procesos más adecuados para la automatización son las transacciones que deben completarse manualmente por una persona dentro de una función. Estos procesos son comúnmente tareas de back office –sin trato directo con el cliente– u otro tipo de tareas administrativas.
Algunos ejemplos típicos de estos procesos son realizar una comprobación de crédito para una solicitud de préstamo personal, revisar los documentos para cobrar un seguro, hacer una transferencia bancaria para pagar una cuenta, generar una carta de oferta para empleados preseleccionados, incorporar ajustes al pago de nómina, ajustar el débito directo de un cliente o cambiar los detalles de su información.
Algunas compañías están reinventando sus procesos empresariales mediante la RPA. Los software bots se pueden utilizar para recolectar y analizar información, manipular datos y desencadenar respuestas que se comuniquen con otros software bots u otros procesos digitales.
Las instituciones financieras se encuentran entre los primeros usuarios de la RPA, puesto que reducen el error humano significativamente, son capaces de detectar fraudes y aceleran el uso de nuevos servicios digitales para los clientes bancarios. También en estos casos, uno de los beneficios de la RPA es que asume las tareas repetitivas para que las personas puedan enfocarse en actividades más estratégicas y de valor agregado.
La RPA es el punto de partida para que una organización sea más eficiente, y encuentre su camino correcto hacia la integración de la inteligencia artificial en los procesos de negocio.
Hoy en día, la automatización ha recorrido un largo camino, y a medida que el volumen de datos se incrementa, los procesos de negocio se multiplican y expanden. La automatización será necesaria para ahorrar tiempo y presupuesto, para eliminar la creciente posibilidad de errores humanos y, sobre todo, para tomar mejores decisiones estratégicas.
* DXC Technology ayuda a las empresas a ejecutar sus sistemas y operaciones de misión crítica mientras moderniza las TI, optimiza las arquitecturas de datos y garantiza la seguridad y escalabilidad en las nubes públicas, privadas e híbridas.
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