\u00bfQu\u00e9 es lo m\u00e1s importante en su vida? La mayor\u00eda de la gente responde que es la salud, el dinero, los amigos, su pareja actual, etc. Pero el emprendedor, escritor y conferencista estadounidense Kevin Kruse opina que uno deber\u00eda incluir el tiempo al comienzo de esa lista. Uno puede perder su salud, dice Kruse, y recuperarla despu\u00e9s. Lo mismo sucede con el dinero o con los amigos. Y la mayor\u00eda de los matrimonios termina en divorcio. Pero usted no puede perder el tiempo y volver a recuperarlo. Tampoco lo puede comprar ni rentar. El tiempo es lo \u00fanico que nos iguala. Todos tenemos los mismos minutos en el d\u00eda, pero algunas personas los aprovechan mejor que otros. Ellos son m\u00e1s eficientes para administrar el tiempo.<\/p>\n
De ah\u00ed la importancia de aprender a administrar mejor ese recurso no renovable, que hoy en d\u00eda parece tan escaso. Kevin Kruse, cuyos libros han llegado a la lista de best sellers de The New York Times, entrevist\u00f3 a varios millonarios estadounidenses, a atletas ol\u00edmpicos, a emprendedores y a estudiantes destacados de las principales universidades de ese pa\u00eds. Con base en sus respuestas, ofrece varios consejos para administrar mejor el tiempo en su libro \u201815 Secrets Successful People Know About Time Management\u2019, publicado a finales del 2015 (el libro est\u00e1 disponible en Amazon, en ingl\u00e9s). Aqu\u00ed encontrar\u00e1 un resumen de algunos de ellos:<\/p>\n
Una frase famosa del administrador y consultor Peter Drucker dice: \u201cLa eficiencia es hacer las cosas correctamente. La efectividad es hacer las cosas correctas<\/a>\u201d. Por eso, seg\u00fan Kruse, su primera tarea es definir qu\u00e9 es lo m\u00e1s importante para usted \u2013cu\u00e1l deber\u00eda ser su foco\u2013 y qu\u00e9 actividades deber\u00eda realizar ahora para lograr las metas que est\u00e1n alineadas con ese foco.<\/p>\n Una vez que identifique cu\u00e1l es su tarea m\u00e1s importante cada d\u00eda, comience a trabajar en ella en las primeras horas del d\u00eda. Kruse cita un estudio que muestra que las personas son m\u00e1s productivas y eficientes intelectualmente durante las dos primeras horas del d\u00eda despu\u00e9s de que est\u00e1n completamente despiertas. Sin embargo, mucha gente desperdicia esas horas haciendo cosas que no son importantes, como navegar por las redes sociales, revisar y contestar correos, atender reuniones intrascendentes, etc.<\/p>\n La raz\u00f3n por la cual las personas se enfrascan en actividades menores en sus horas m\u00e1s productivas, dice Kruse, es porque buscan encargarse de las tareas que son m\u00e1s sencillas y que pueden evacuar m\u00e1s r\u00e1pido. Eso es un error. La idea es enfocar esas horas en su prioridad n\u00famero uno, y hacerlo antes de que comiencen a interrumpirlo o que otros asuntos inesperados y urgentes le quiten foco durante el transcurso del d\u00eda. Algunas de las personas entrevistadas por Kruse dicen que realizan su trabajo m\u00e1s importante entre las 6 de la ma\u00f1ana y el mediod\u00eda \u2013cuando est\u00e1n frescas\u2013 y solo despu\u00e9s atienden otros asuntos, como reuniones.<\/p>\n La identificaci\u00f3n de prioridades no la deber\u00eda realizar solamente para sus asuntos de trabajo, sino tambi\u00e9n para otros aspectos de su vida que son importantes, como leer, hacer ejercicio y atender a su familia.<\/p>\n Kevin Kruse recomienda olvidarse por completo de las listas de tareas, y recalca que las personas exitosas no las usan. Su problema, dice, es que son m\u00e1s parecidas a listas de deseos; son listas de tareas que alg\u00fan d\u00eda usted espera realizar, pero sin un plan espec\u00edfico sobre cu\u00e1ndo hacerlas. Por eso, hay listas llenas de tareas que nunca se cumplen, y que solo producen estr\u00e9s y sentimiento de culpa.<\/p>\n Otro problema, explica, es que esas lista no diferencian entre asuntos que toman solo unos pocos minutos, y tareas que requieren horas de trabajo. Por eso, cuando una persona mira su lista de tareas para ver con cu\u00e1l sigue, es muy probable que escoja los asuntos r\u00e1pidos y sencillos, y no los que realmente importan. Adicionalmente, esas listas hacen que las personas se enfoquen en trabajar en las cosas urgentes, y no en las importantes.<\/p>\n Entonces, \u00bfcu\u00e1l es la alternativa? Llevar las cosas que tiene que hacer a su agenda o calendario. Kruse dice que esa fue una de las respuestas m\u00e1s consistentes entre las personas que entrevist\u00f3 para su libro. Sin importar de qu\u00e9 tarea se trata, si usted quiere que algo realmente se realice, debe reservar un tiempo para ello en su agenda.<\/p>\n En el calendario debe quedar reservado el tiempo para todos sus asuntos: los m\u00e1s importantes, pero tambi\u00e9n las otras labores, como revisar el correo, hacer llamadas telef\u00f3nicas, e incluso asuntos personales que son importantes para usted, como su hora diaria de ejercicio o ayudarles a sus hijos con las tareas.<\/p>\n Tambi\u00e9n es clave que en su calendario reserve las primeras horas del d\u00eda para los asuntos m\u00e1s relevantes. La raz\u00f3n es que, sin importar qu\u00e9 tan bien trate de controlar su tiempo, siempre surgir\u00e1n durante el d\u00eda asuntos que necesitan su atenci\u00f3n y que a veces son urgentes. Por eso, debe asegurarse de que las cosas m\u00e1s importantes queden hechas antes de que surjan imprevistos.<\/p>\n Algunas de las personas entrevistadas por Kruse tambi\u00e9n \u2018agendaban\u2019 bloques de tiempo sin tareas, en los que pod\u00edan atender asuntos que no hab\u00edan previsto o simplemente pensar entre una reuni\u00f3n o actividad y otra.<\/p>\n Incluso aunque ahora sean virtuales por la cuarentena del coronavirus, optimizar sus reuniones de trabajo es clave. Kruse cita una encuesta con empleados en la que un tercio de las personas considera que las reuniones de trabajo de su \u00faltima semana fueron un desperdicio total de tiempo. Y lo grave de esa p\u00e9rdida de tiempo es que, si 10 personas est\u00e1n en una reuni\u00f3n de una hora, son 10 horas de trabajo las que desperdicia una compa\u00f1\u00eda.<\/p>\n Muchas reuniones son improductivas por diversas razones: porque empiezan tarde, porque son para revisar cosas que se pueden atender por otros medios, porque se invita a personas que no deber\u00edan estar ah\u00ed, porque no se preparan, etc.<\/p>\n Las personas entrevistadas por Kruse mencionan varias estrategias para evitar que las reuniones se roben tiempo valioso: por ejemplo, la estrategia radical del inversionista Mark Cuban de no aceptar reuniones con alguien que no le vaya a representar ingresos de dinero a su compa\u00f1\u00eda; o la de Dustin Moskovitz, cofundador de Facebook, quien tiene un d\u00eda de la semana en la que las reuniones est\u00e1n prohibidas en la empresa (para que todo el mundo se pueda concentrar en sus tareas).<\/p>\n Otras personas tambi\u00e9n recomiendan: reducir la duraci\u00f3n de las reuniones (no programarlas de una hora ni de 30 minutos, sino de 20 minutos, pues eso obliga a los asistentes a enfocarse al m\u00e1ximo); prohibir el uso de celulares; definir una agenda de la reuni\u00f3n con anticipaci\u00f3n y hacerla circular previamente entre los asistentes para que todos lleguen mejor preparados; y realizar con frecuencia reuniones de seguimiento muy cortas (15 minutos, por ejemplo) para no tener que hacer reuniones prolongadas despu\u00e9s.<\/p>\n Kruse cita un par de frases famosas sobre este punto. Una es de Steve Jobs: \u201cEnfocarse se trata de decir no\u201d. La otra es del billonario Warren Buffett: \u201cLa diferencia entre las personas exitosas y las personas muy exitosas es que las segundas le dicen que \u2018no\u2019 a casi todo\u201d.<\/p>\n \u201cNo\u201d, dice Kruse, es como una palabra m\u00e1gica que de manera instant\u00e1nea va a liberar una gran cantidad de espacio en su calendario en el futuro. El problema es que no les decimos \u201cno\u201d a algunas cosas que nos van a quitar tiempo porque err\u00f3neamente pensamos que vamos a estar menos ocupados en el futuro de lo que estamos ahora. \u201cEs muy f\u00e1cil aceptar un almuerzo en tres semanas porque al mirar su calendario usted lo ve desocupado. Pero cuando ese d\u00eda llegue, tres semanas despu\u00e9s, su agenda estar\u00e1 igual de llena que siempre con reuniones, cierres y tareas urgentes\u201d, dice Kruse.<\/p>\n La lecci\u00f3n que debe aprender es que, cada vez que usted le dice \u201cs\u00ed\u201d a algo, le est\u00e1 diciendo \u201cno\u201d a otra cosa, quiz\u00e1s a algo que para usted es m\u00e1s importante. Nosotros le decimos que s\u00ed a muchas cosas porque queremos ayudar o porque valoramos a los otros, dice Kruse, pero decir \u201cs\u00ed\u201d de forma descontrolada cada vez que nos piden tiempo inevitablemente va a impedir que hagamos las cosas que m\u00e1s valoramos. Por eso, acost\u00fambrese a decir \u201cno\u201d, de forma cort\u00e9s y sin demasiadas explicaciones, y no tenga sentimientos de culpa por eso.<\/p>\n Kruse sugiere basarse en el Principio de Pareto \u2013que dice que 80 por ciento de los resultados provienen de solo 20 por ciento de las acciones\u2013 para ganar m\u00e1s tiempo. En esencia, se refiere a que usted debe tener siempre la mentalidad de andar identificando cu\u00e1les son esas pocas tareas y actividades que van a producir los mayores resultados.<\/p>\n \u00c9l sugiere enfocarse en lo estrat\u00e9gico, y en tratar de hacer las cosas m\u00e1s importantes excepcionalmente bien, y el resto suficientemente bien (o eliminar algunas actividades). Adem\u00e1s, dice que uno deber\u00eda desarrollar sus habilidades para ser excepcionalmente bueno en unas pocas \u00e1reas que le interesan, en lugar de tratar de dominar todo. El resultado ser\u00e1 menos trabajo, menos estr\u00e9s y mayor felicidad.<\/p>\n En una empresa, esto podr\u00eda llegar al punto de eliminar los productos menos vendidos para enfocarse en los que m\u00e1s ingresos producen, o analizar la base de datos de clientes y concentrarse solamente en los m\u00e1s rentables.<\/p>\n Seg\u00fan Kruse, una buena forma de liberar tiempo es analizar su trabajo de la \u00faltima semana y luego hacerse tres preguntas: cu\u00e1les de esas actividades puede dejar de hacer por completo (\u00bfqu\u00e9 pasar\u00eda si las elimina?, \u00bfeso le aporta valor a usted o su empresa?); cu\u00e1les puede delegar o contratar por fuera; y cu\u00e1les puede hacer de una manera que sea m\u00e1s eficiente (\u00bfesa tarea se puede hacer m\u00e1s r\u00e1pido?, \u00bfc\u00f3mo la har\u00eda si tuviera solo la mitad del tiempo?).<\/p>\n Uno de los entrevistados de Kruse dice que \u00e9l no hace nada que alguien pueda realizar mejor en su empresa; adem\u00e1s, no hace nada que no represente el mejor uso posible de su tiempo. Otro de ellos dice que uno deber\u00eda enfocarse en lo que es grandioso y contratar a alguien para todo lo dem\u00e1s.<\/p>\n Un h\u00e1bito que puede ayudarle a liberar tiempo es abordar las cosas una sola vez y tomar una decisi\u00f3n sobre ellas inmediatamente. Por ejemplo, es com\u00fan que las personas revisen su correo r\u00e1pidamente, y luego lo dejen para despu\u00e9s tomar con calma decisiones sobre esos mensajes. Kruse dice que lo que deber\u00eda hacer es iniciar una acci\u00f3n sobre cada mensaje inmediatamente, o borrarlo, o archivarlo. De otra parte, dice que deber\u00eda revisar su correo solo a ciertas horas (por ejemplo, tres veces al d\u00eda) y dedicar solo unos cuantos minutos en cada sesi\u00f3n para procesar ese correo.<\/p>\n Seg\u00fan Kruse, la gente exitosa toma acciones inmediatas sobre casi todos los elementos con los que se cruzan. La raz\u00f3n es que saben que, para ser eficientes, deben dedicar la menor cantidad de tiempo y energ\u00eda mental a procesar los asuntos. Es decir, practican una mentalidad de \u201ctocar las cosas una sola vez\u201d. De esa forma evitan terminar luego con una gran cantidad de cosas pendientes por hacer.<\/p>\n \u201cSin importar lo que haga, usted tendr\u00e1 ma\u00f1ana las mismas 24 horas que hoy. Cuando la gente habla sobre administraci\u00f3n del tiempo, lo que realmente quiere es hacer m\u00e1s cosas con menos estr\u00e9s. Y el verdadero secreto detr\u00e1s de esto es que usted maximice su energ\u00eda\u201d, dice Kruse.<\/p>\n Este es el \u00faltimo gran secreto que ofrece el escritor sobre c\u00f3mo manejar mejor el tiempo, pero recalca que es uno de los m\u00e1s importantes: usted no puede conseguir m\u00e1s tiempo, pero s\u00ed puede incrementar su productividad aumentando su energ\u00eda y su foco.<\/p>\n Esto incluye varias estrategias, y evitar h\u00e1bitos negativos: por ejemplo, dormir pocas horas es como dispararse en un pie porque le quita energ\u00eda y lucidez. Kruse sugiere alimentarse lo mejor posible, dormir bien y establecer rituales matutinos de al menos una hora diaria que incluyan actividades ben\u00e9ficas para su mente, cuerpo y esp\u00edritu, como la lectura, el ejercicio, las visualizaciones y la meditaci\u00f3n.<\/p>\n En cuanto al ritmo de trabajo, Kruse cita un estudio que dice que el cuerpo humano est\u00e1 hecho para alternar entre gastos de energ\u00eda y su recuperaci\u00f3n; los humanos se mueven entre foco y energ\u00eda total hasta fatiga f\u00edsica y sicol\u00f3gica cada 90 minutos. Por eso, algunos sugieren tomar descansos breves cada 90 minutos de trabajo.<\/p>\n Pero los per\u00edodos pueden ser m\u00e1s cortos, y dependen de cada persona. Kruse menciona una t\u00e9cnica llamada Pomodoro, que consiste en trabajar con mucha energ\u00eda y concentraci\u00f3n durante per\u00edodos de 25 minutos, para luego descansar 5 minutos (el descanso puede ser moverse, estirar, tomar agua, etc.); luego se aborda otro ciclo de 25 minutos, y as\u00ed todo el d\u00eda. Otros estudios hablan de bloques de 50 minutos, con descansos de 15.<\/p>\n Finalmente, varios de los empresarios y emprendedores entrevistados recalcaron la importancia de hacer una sola cosa a la vez, dedicarle toda la atenci\u00f3n, y solo abordar otra actividad cuando la primera est\u00e9 terminada. En esencia, no hacer multitarea, porque no es eficiente.<\/p>\n Imagen: Estefano Burmistrov<\/a> (<\/em>Pixabay)<\/em><\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Perder la rutina de ir a diario a la oficina seguramente desajust\u00f3 sus h\u00e1bitos de trabajo. Pero estas recomendaciones para administrar mejor el tiempo le servir\u00e1n.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":2345,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[12],"tags":[24,43,68],"yoast_head":"\n2. Olv\u00eddese de las listas de tareas, y use la agenda<\/h3>\n
3. Optimice las reuniones<\/h3>\n
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4. Aprenda a decir \u201cno\u201d<\/h3>\n
5. Aplique el Principio de Pareto<\/h3>\n
6. Elimine, delegue o redise\u00f1e<\/h3>\n
7. Aborde las cosas una sola vez<\/h3>\n
8. Trabaje en bloques cortos y mantenga la energ\u00eda<\/h3>\n
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