La verdadera transformación digital empieza después del covid-19

Por Ricardo Dicarlo *

Hoy en día, hay empresas que están viviendo una sacudida digital gracias al proceso originado por la necesidad de trabajar en home office o de forma remota. Sin políticas o facilidades tecnológicas al momento presente, sus procesos están casi completamente paralizados. En consecuencia, la orientación es: “adelantar el trabajo lo más posible con los accesos y oportunidades que se pueden ofrecer y con herramientas que no están integradas a sus sistemas centrales”.

Por otra parte, existe otro grupo de empresas que ya tenían algunas políticas básicas de home office y habían habilitado, aunque de forma muy tímida, políticas de acceso y actividad remotas. Este segundo grupo parece estar sufriendo otro tipo de cambio, en donde el colaborador debe estar conectado siempre y la dinámica de trabajo paralelamente parece exigir esto.

Independientemente de la posición de las empresas, algunas desconocen si sus finanzas podrán pasar esta coyuntura y el foco está en reorganizar el negocio para la supervivencia. Pero si vemos lo que está ocurriendo bajo una óptica de optimismo, y que en poco tiempo volveremos a la normalidad, ¿cuáles serán entonces los cambios de estructura, cultura y organización que vivirán las empresas una vez pase la emergencia?

5 grandes tendencias

Buscando apoyar a las empresas y resolver como consultor algunos de los retos que podrían ser parte de nuestra realidad en muy corto plazo, les presento cinco tendencias y consideraciones sobre el tema:

1. Mayores inversiones en tecnologías y en seguridad. Muchas de las empresas que hoy no pueden realizar procesos remotos y que poseen la solvencia económica harán inversiones en proyectos que les permitirán asumir trabajo remoto en las actividades que se faciliten para ello. Así, la industria de TI podría ver beneficios en muy corto plazo.

Estas inversiones de las empresas estarán basadas principalmente en procesos y productividad en la nube, con lo que las inversiones serán menores que la propia adquisición; en consecuencia, aplicaciones de cloud computing que permitan gestionar procesos empresariales verán incrementos en sus ventas, siempre y cuando adecuen sus políticas de ventas a las nuevas necesidades del mercado.

También será relevante, para todas las empresas, considerar factores de seguridad que hasta el momento no se han evaluado completamente, como garantizar que los datos estén cifrados, que nadie pueda obtener el file de transferencia o sitios de colaboración con áreas seguras de trabajo. Esto ayudará a las compañías a evitar episodios como los ocurridos recientemente con la aplicación de videoconferencia Zoom, a la cual le detectaron fallas de seguridad.

2. Los colaboradores no quieren regresar a la oficina. Muchos colaboradores que pertenecen a departamentos menos dependientes de los procesos de producción, que manejan sistemas como contabilidad, finanzas, mercadeo, administración e incluso recursos humanos han sido estresados con este cambio de modalidad laboral; sin embargo, después de 30 días esto pasa de ser un cambio a una rutina y un aprendizaje.

De una forma u otra los colaboradores comprenden que sus actividades se pueden desarrollar parcial o completamente bajo procesos remotos y empiezan a realizar un mayor balance entre la actividad laboral y la vida personal. Adicional a ello, para ciudades donde el transporte plantea complejidad y horas de inversión diaria se planteará la posibilidad del trabajo remoto en una mayor cantidad de horas y dedicación semanal.

Las empresas que se vean afectadas por estas nuevas realidades, como la adaptación de procesos, actividades de colaboración, toma de decisiones de forma asíncrona o remota, vivirán un gran reto de transformación en los próximos meses.

3. ‘Super Sales’ de espacios físicos. Si un 20 por ciento de los colaboradores de las empresas pueden realizar trabajos remotos, lo cual ha sido comprobado con este proceso de aprendizaje del covid-19, significa que las empresas en muy corto plazo verán espacios sin uso; así, se replantearán oportunidades de venta, de arriendo o simplemente de cancelación de contratos de estos espacios.

Las empresas también deben considerar la necesidad de replantear los modelos de mobiliario y estructura de oficinas para los colaboradores, como podría ser la definición de espacios cerrados para gerentes o directores, transformándolos más bien en áreas de reuniones y salas de trabajo comunes, donde se posibilite trabajar en cualquier puesto (siempre que esté disponible).

Esta reducción de costos en activos como oficinas podría ser una de las formas de reenfocar los presupuestos empresariales hacia necesidades como procesos digitales y facilidades tecnológicas que serán vitales en la nueva sociedad post covid-19.

4. El auge de la RPA. El acercamiento a la visión de posibles automatismos de procesos en las fábricas o plantas de producción a través de la RPA (Robot Process Automation) cobrará relevancia (RPA es una tecnología de automatización de procesos basada en robots de software –bots– e inteligencia artificial).

La oportunidad de mantener niveles de producción aceptables en el caso de recursos o productos vitales para el consumo es una necesidad en algunas empresas, por lo que la inversión en automatismos será una próxima etapa.

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5. La sociedad de las apps. Actividades como pagos de servicios, transferencias, consignaciones bancarias, domicilios, pedidos y encomiendas deberán ser adoptadas por todo tipo de personas, incluyendo a los adultos mayores, quienes son el grupo de edad de menor penetración en el uso de aplicaciones móviles.

Todas las facilidades que se ofrecen hoy a través de las apps serán bienvenidas; y una vez se logre la primera prueba y una transacción satisfactoria, inmediatamente cambiarán radicalmente nuestras percepciones y actitudes, lo que incrementará su uso.

Unidades de cambio

Como especialistas de transformación digital debemos comprender que somos unidades de cambio organizacional, por lo que tenemos la responsabilidad de anticiparnos y poder actuar en relación con las fuerzas del cambio, contemplando la economía, la función de ventas, el soporte de TI, la evolución del mercado, la competencia, los avances digitales, el consumo y el consumidor.

Espero que esta información pueda servir de guía para muchas empresas y así poder establecer la oportunidad de reflexión y estar un paso adelante de los cambios y las oportunidades del mundo digital, que se presenta complejo y ambiguo.

* Chief Transformation Officer, con más de 20 años de experiencia en procesos de cambio y optimización con uso de tecnologías y automatismos. Twitter: @Ricardo_Dicarlo. LinkedIn: www.linkedin.com/in/ricardodicarloblanco. Instagram: www.instagram.com/ricardodicarloblanco.

Imagen:  Gerd Altmann (Pixabay)