La firma electrónica es clave para las empresas durante la pandemia

Por Camilo Mejía Landucci *

La actual crisis sanitaria aceleró la adopción de medidas para la digitalización de los procesos en muchas compañías, y ha sido la mejor prueba de que los documentos deben modernizarse, ya que eso genera una reducción importante en los costos, simplifica los trámites, y evita aglomeraciones y pérdidas de tiempo. Por esto, la firma electrónica representa un primer paso en la digitalización de las empresas.

La firma electrónica es un concepto jurídico, que equivale a una rúbrica manuscrita. La ley hace referencia a ella como un mecanismo técnico que permite identificar a una persona ante un sistema de información, siempre y cuando dicho mecanismo sea confiable y apropiado. La función de esta es reconocer al firmante de forma irrefutable, asegurando así la integridad del documento firmado.

Si antes de la emergencia la firma electrónica era una pieza de la transformación digital en cualquier empresa, ahora se ha convertido en una herramienta indispensable.

Además de los beneficios y ahorros que aporta, refuerza la seguridad, ya que permite firmar desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Para ello, usa la metodología de usuario, clave y doble autenticación, en la cual se solicita una clave al momento de firmar, luego se exige un segundo código de verificación y finalmente se genera un código QR que, al escanearlo, permite ver, descargar y revisar todo el historial del documento firmado; por ejemplo, la fecha de creación, la hora, la dirección IP y quiénes y cuándo lo firmaron.

Así mismo, la firma electrónica reduce tiempo y costos, ayuda a eliminar el uso de papel, mejora la calidad del servicio que se presta al cliente y la protección de sus datos, y permite el total cumplimiento de las exigencias legales colombianas al ser reconocida como un mecanismo legítimo de autenticación digital.

Es importante asegurar la validez de la firma, y por eso:

– Esta le es única a la persona que la usa.

– Debe permitir la verificación de quien firma.

– El dominio es exclusivo de quien la utiliza.

– Debe estar vinculada con la información intrínsecamente, de forma que, si se cambia, la firma sería invalidada.

Finalmente, es conveniente tener en cuenta estas recomendaciones para implantarla en las empresas:

– Notificar a todos los colaboradores.

– Incluir en el contrato de trabajo las pautas que vinculen al empleador y al colaborador en una práctica de firmas electrónicas según el nivel de riesgo que haya en sus labores.

– Usar el correo personal de cada colaborador para asegurar que, cuando tenga que firmar un documento legal, tenga la evidencia de que sólo él firmó, dejando en custodia del firmante la privacidad con copia a los interesados.

Por todo ello, aunque algunas de estas herramientas existen hace un tiempo, es claro que la situación actual de pandemia ha apresurado el uso de este tipo de tecnologías.

* Camilo Mejía Landucci es CEO para Colombia de BUK.co.